Dokumenty wytwarzane w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Masłowie przechowywane są w kancelarii na terenie placówki zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Masłowie.

Dokumenty podlegające archiwizacji przechowywane są w składnicy akt. Przyjęcie ich – do przechowania, odbywa się na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego, z wyszczególnieniem m.in.: hasła, symbolu klasyfikacyjnego, sygnatury protokołu, daty przyjęcia. Spisy (protokoły) te ewidencjonuje się w wykazie spisów zdawczo – odbiorczych.

Korzystanie z akt na miejscu tj. w składnicy akt, odbywa się w obecności osoby odpowiedzialnej za jej funkcjonowanie. Natomiast wydawanie akt na zewnątrz, udostępnia się za pokwitowaniem.

Karty wynagrodzeń podlegające archiwizacji przechowywane są w archiwum prowadzonym przez Gminne Centrum Usług Wspólnych w Rawiczu. Przekazywanie akt do zarchiwizowania przeprowadza się na podstawie protokołu przekazania, z podaniem osób przyjmujących i przekazujących.

W Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Masłowie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Prowadzone są następujące rejestry i ewidencje:

SPRAWY ORGANIZACYJNE:

1. Rejestr skarg i wniosków.

2. Rejestr zarządzeń dyrektora Zespołu.

3. Ewidencja pieczęci urzędowych.

4. Księga protokołów Rad Pedagogicznych

5. Księga protokołów Rady Rodziców i zebrań z rodzicami

6. Rejestr druków ścisłego zarachowania

7. Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych

8. Książka kontroli

GOSPODARKA MATERIAŁOWA:

1. Ewidencja materiałowa i magazynowa.

2. Księga inwentarzowa środków trwałych.

3. Książka obiektu budowlanego.

SPRAWY PRACOWNICZE:

1. Ewidencja czasu pracy.

2. Ewidencja godzin ponadwymiarowych nauczycieli.

3. Rejestr delegacji.

4. Rejestr nieobecności nauczycieli – księga zastępstw.

5. Ewidencja odzieży ochronnej.

6. Rejestr wniosków nauczycieli o awans zawodowy

7. Rejestr wyjść służbowych i prywatnych.

8. Rejestr wypadków pracowników

9. Ewidencja badań profilaktycznych i sanitarno – epidemiologicznych.

ZADANIA WYCHOWAWCZO – DYDAKTYCZNE:

1. Ewidencja dzieci uczęszczających do przedszkola.

2. Ewidencja uczniów.

3. Ewidencja dzieci.

4. Ewidencja dzieci realizujących roczne przygotowanie przedszkolne.

5. Rejestr wypadków dzieci i uczniów.

6. Rejestr wyjść grupowych.

miejsce prowadzenia – sekretariat Zespołu;

sposób udostępniania – tylko organom nadzoru i kontroli;

godziny i miejsce udostępniania – w sekretariacie w godzinach pracy Zespołu;

forma udostępniania – do wglądu.